Le processus de planification commence par une sélection appropriée avant même le début de la consultation initiale. Larry dit qu'il n'a pas vraiment autant de « clients ». "Je ne suis pas mainstream, je suis plus couture." Après de nombreuses années de travail éreintant pour se forger une solide réputation (il a lancé Larry Scott Events en 1989), il ne se considère plus comme « le secret le mieux gardé ».

Après le dépistage, la première consultation tourne autour du budget. Malgré la valeur nette extrêmement élevée de ses clients, il note que tout le monde a toujours une fourchette en tête. « Les gens peuvent avoir 10 000 $ ou 10 milliards de dollars, peu importe. Les gens doivent toujours savoir ce qu'ils veulent dépenser.

Vient ensuite le choix du lieu, du photographe et de la musique. Larry utilise une analogie avec la pâtisserie : « Vous jetez ces ingrédients principaux dans le bol à mélanger et vous commencez à faire cuire votre gâteau. »

Les étapes de la procédure varient selon le type d'événement. Mais toujours, Larry Scott se concentre sur les éléments qui permettraient aux invités de rejoindre le voyage que l'hôte et/ou l'hôtesse ont défini. « Vous voulez que les invités sentent qu'ils font partie de l'histoire. » Selon lui, il est important que les invités soient correctement reconnus et pris en compte, qu'ils se sentent comme des initiés et non comme de simples spectateurs. Par exemple, pour que les invités aient l'impression de faire partie du spectacle, il avait une fois le nom de chaque invité sur la piste de danse.

Il est également important que les hôtes comprennent. Ce n'est pas toujours facile à accomplir, surtout pour des événements comme les mariages, par exemple, où les mariés sont traditionnellement adressés séparément de leurs invités. Les opinions des familles peuvent également varier. « La mariée à 25 ans ne sait pas ce que ses parents savent à 55 ans », opine-t-il. Pour aider à expliquer sa philosophie, il utilise souvent le lustre comme point de référence pour illustrer la relation entre les hôtes potentiels et leurs invités. « Les hôtes et/ou hôtesses sont le lustre, l'organisateur d'événements est le gradateur et les invités sont les ampoules. Dans une fête réussie, tous fonctionnent comme un seul.

Alors, comment s'y prend-il pour créer une atmosphère cohésive ? Il commence par choisir le décor, la musique et la nourriture qui définissent ce qu'est la fête. « Ressentez-vous quelque chose lorsque vous entrez ? » est une question à laquelle il demande une réponse positive. Un autre élément crucial est le facteur « wow ». Quelque chose doit attirer l'attention des invités.